会計人のためのExcel活用術(19)

会計データの編集で押さえておきたいExcelのグラフ機能(基本編)

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 今回から、Excelのグラフ機能について見ていきます。
 会計データの編集、特に報告や分析をする上では、必ず押さえておかないといけない機能になります。
 といっても、会計データを加工する範囲においては、そんなに細かいことを覚える必要ありません。いくつかの簡単なボタン操作のみです。
 今回は、基本的なグラフ機能の操作のところを確認しておきましょう。

(1)グラフの作り方

グラフを作るには、まずグラフ化したい表の範囲を選択した上で、メニューバーの「挿入」→「グラフ」の中からグラフの種類を選択します。

たとえば、棒グラフを選択すると次のようなグラフを作成してくれます。

基本的には、これだけです。

 グラフ化したい範囲を選択し、グラフの種類を選んであげれば、ほぼ求めているグラフを提示してくれるようになっています。
 あとはグラフ名を編集したり、色づけを変更したりするだけです。
 もちろん、たまに提示してくれたグラフを直したいケースも出てきますが、その場合の直し方については、追々見ていくようにします。
 ほとんどのケースでは、想定している形のグラフを最初に提示してくれると思います。

(2)最初に押さえておくグラフの種類

 Excelにはたくさんのグラフ種類が用意されていますが、会計データの編集でよく使うのは、次の3つです。

・棒グラフ
・折れ線グラフ
・積み上げ棒グラフ

 会計の分析では、

・金額を「比較」(前期比、予実績比など)するか
・推移の「傾向」(年間推移、利益率の推移等)を追うか
・中身を「分解」(部門別、商品別等)して把握するか

 のいずれかがを見ることが多いからです。

 金額の比較では基本的には「棒グラフ」を使うことが多くなります。
 また、推移をみるときは「折れ線グラフ」、部門別などの構成の中身は「積み上げ棒グラフ」を使うことが多くなります。
 絶対にこのグラフを使わないといけない訳ではありませんが、まずはこの3つのグラフを押さえておけば、ほとんどのケースで対応できるようになります。
 その上で、もう少し応用的なグラフを見ていくのがよいでしょう。
 この3つを使ったグラフについてみた上で、徐々に応用的なグラフの使い方も紹介するという流れで見ていきます。

(3)組み合わせグラフの作り方

 会計データの分析では、単一のグラフだけでなく、複数の種類のグラフを組み合わせて表示させることもあります。
 例えば、粗利益額と粗利益率を組み合わせや、営業利益と営業利益率を組み合わせといったように。
 基本的には棒グラフ(金額)と折れ線グラフ(率)を組み合わせるパターンが多くなります。
 Excelの「おすすめグラフ」というのを使って作ることも出来ますし、まずは両方を棒グラフで作成してから、率の方のグラフ種類を折れ線グラフに変更するという方法でも出来ます。
 粗利益額と粗利益率の組み合わせグラフを作成するケースで見て見ましょう。

 <おすすめグラフを使う方法>
 まず、グラフ範囲を選択して、挿入→「グラフ」の中にある「おすすめグラフ」というのを選択します。
 そうすると、Excelがいくつかの考えられるグラフを提案してくれる画面が表示されます。
 額と率の組み合わせグラフでは、基本的には一番上に提案されるグラフが想定するグラフになっていますので、それを選択します。

 <後からグラフの種類を直す方法>
 同じようにグラフ範囲を選択して、まずは棒グラフで作成してしまいます。
 次に、グラフを選択して、右クリック→「系列グラフの種類の変更」を選択します。
 次のポップアップ画面で粗利益率の方を「折れ線グラフ」に変更します。
 また、このケースでは金額と率とで単位が異なるので、別の軸を設定するようにします。
 「第2軸」にチェックを入れます。
 売上高と粗利益額といったように両方とも同じ単位のときは、第2軸を使う必要はありません。
 同じように額と率の組み合わせグラフが作成されます。

 今回は、グラフの基本的な使い方や組み合わせグラフの作り方についてご紹介しました。
 そんなに難しい操作ではありませんが、慣れは少し必要です。
 会計データを使ったグラフを作る上で前提のスキルとなりますので、基本操作をしっかり押さえておきましょう。

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