会計人のためのExcel活用術(12)

会計データの編集で押さえておきたい「関数」(日付・文字列を扱う関数)

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今回も引き続き、関数について見ていきます。今回は、日付と文字列の関数についてご紹介します。
数値を扱う関数に比べると、そこまで頻繁に使うことはありませんが、主だったものだけでも知っておくと便利です。
特にテキストデータをExcelに読み込んで編集するときなどに使えますので、ぜひ押さえておきましょう。

(1)日付を扱う関数

「年月日」の入ったセルから年・月・日をそれぞれ取り出すことが出来るのが「YEAR, MONTH, DAY」という関数です。
逆に、「年・月・日」がそれぞれ別々のセルに分かれて入っているときに、これらを連結して、「年月日」の1つのセルにまとめることが出来るのが「DATE」という関数です。
どんな場面で使うかというと、たとえば、資金繰りの傾向を見たいときに、会計システムの預金出納帳の日次データをExcel上にダウンロードして編集するようなときです。
このとき、会計システム側で「年・月・日」を分けて情報保持していた場合に、これを「年月日」の1つの日付情報にまとめたるといったケースです。
他には、販売管理システム側のデータと会計システム側のデータとをExcel上でマージして分析資料を作るするような場合でも使えます。
それぞれのシステムにおいて日付情報の持ち方が違っているとマージしにくいので、日付の持ち方をどちらかに揃えるといったケースがあります。

① YEAR, MONTH, DAY

まず「年月日」が入っているセルから、「年・月・日」をそれぞれ分けて取得するときは、「YEAR, MONTH, DAY」という関数を使います。

② DATE

逆に「年・月・日」分かれているセルをあわせたいときは「DATE(年,月,日)」という関数を使います。

同じような感じで、「時・分・秒」を扱う関数もあります。
ただ、会計データで、秒単位まで分解して何かすることはないと思いますので、とりあえず、年月日を押さえておけば十分かと思います。

③ その他の日付を扱う関数(TODAY)

日付を扱う関数で参考までにもう1つ紹介しておきます。
会計データというよりも見積書や請求書などをExcelで作成するときに、作成日を挿入する際に使われるもので、「TODAY」という関数です。
その名の通り、今日現在の日付を取得するための関数です。

こちらも同様に、現在の「時分秒」まで取得してくれる関数が用意されていますが、会計絡みのところでは、「TODAY」の方だけ押さえておけば十分です。
また、その他にも日付を扱う関数はありますが、会計データの編集では、今回ご紹介したもの以外は、そんなに使うことはないと思います。

(2)文字列を扱う関数

昔の古いコンピュータシステムなどでは、「20200131」といった形で、データを固定長のテキスト形式で持っていたりします。これをExcelに取り込んで年月日データとして扱いたいといった場合に、文字列を操作するための関数を知っておくと便利です。
日付に限らず、文字列の中から一部分の情報を抽出したいといったことも結構あるので、代表的な文字列関数については覚えておくと便利です。

① LEFT, MID, RIGHT

LEFT(セル,文字数)は、セル(文字列)の左(頭)から文字数分を取得してくれる関数です。
MID(セル,開始位置、文字数)は、文字列の「開始位置」から文字数分を取得してくれる関数です。
RIGHT(セル,文字数)は、セル(文字列)の右(後ろ)から文字数分を取得してくれる関数です。
たとえば、年月日が8文字の文字列(20200131)になっているようなケースで、これを年・月・日に分けたいときなどに使えます。

これをさらに、先ほどの日付関数「DATE」を使って繋げれば、「年月日」データとしてExcel上で扱えるようになります。

② &(アンド)

年月日データに変換するのではなく、単純に文字列としてつなぎ合わせたい場合は「&」という記号を使います。

このように規則的に入っている文字列をつないだり、分けたりするときに「LEFT、MID、RIGHT、&」を知っておくと重宝します。
特に古いシステムでは、このような情報の持ち方をしているものが結構ありますので、これらの関数を使えるとExcel上で編集しやすい形式に変換することが出来ます。

この他にも文字列を扱う関数は沢山ありますが、会計データを整える上では、まずは、これらの関数を押さえておくのがよいと思います。

次回は、件数を数えるCOUNT関数を見ていく予定です。

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