会計人のためのExcel活用術(10)

会計データの編集で押さえておきたい「関数」の基本

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 今回から数回に分けて、Excelの関数についてご紹介します。
 関数はExcelが用意してくれている数式の集まりです。
 集計・条件判定・文字列操作など、たくさんの便利な関数が用意されています。
 ただ、これら全ての関数を知る必要はなく、そもそも全てを覚えることは不可能です。
 特に会計データの編集において、覚えておくべき関数はそれほど多くはありません。
 そんな会計データでよく使う関数をピックアップして、今後ご紹介していく予定です。
 今回は、具体的な関数を見ていく前段として、関数を入力する際の作法と四則演算、セルの参照のさせ方について見ていきます。
 関数を使いこなしていく上での前提となる基本編になります。

(1)関数の入力方法

 関数の入力方法として、まず1つめは、セルに半角「=」から直接入力する方法です。
 「=」から始まるセルに対しては、Excelが関数や算式として認識されます。

 もう1つ、メニューバーの「数式」→「関数の挿入(fxボタン)」を使って、使いたい関数を選択して入力することも出来ます。

 主には、この2つの入力方法です。
頻繁に使う関数の場合、使い方(引数の指定の仕方など)を覚えてしまっているので、直接セルに「=」と入力していくことが多くなります。
 逆に、使い方があやふやな関数のときは、「関数の挿入」で入力補助に従って入力していくのが便利です。
 ちなみに、関数の入力ではなく、単純に文字列「=」をセルの先頭に入れたい場合には「=」の前に「’」(シングルクォーテーション)を付けると文字列と認識されるので、あわせて覚えておきましょう。

(2)四則演算

 会計データでは、関数を使うまでもなく、四則演算(+-×÷)の数式で済ませてしまうケースも多いので、関数を見ていく前にまず四則演算の入力方法について押さえておきましょう。
 といっても、入力方法は簡単で「=」の後に四則演算の算式をそのまま入力するだけです。
 +:「+」(プラス)
 -:「-」(マイナス)
 ×:「*」(アスタリスク)
 ÷:「/」(スラッシュ)

会計データの場合は、関数を知らなくても、四則演算だけで、事足りることが結構あります。難しいものではないので、四則演算の入力方法も押さえておきましょう。

(3)セルの参照方法

 関数を使う際には、必ずセルの参照をします。
 たとえば、「=A1+A2」の場合、「A1」と「A2」というセルを参照して算式が作られています。Excelでは、このセルの参照の仕方として「相対参照」と「絶対参照」という2つの参照方法があります。関数を見ていく上では、先にこの特徴を押さえておく必要があります。

 相対参照、絶対参照というのは、算式をコピーしたときの参照先の違いになります。
 相対参照の場合は、コピーして貼り付けたときに、下記の例のように各行に対応して、参照先の相対的な位置にズレていってくれるものです。

 これに対して、絶対参照というのは、コピーしたときも参照先の位置をズラさないで、常に最初に指定した特定のセルを参照させるものです。
 このとき動かしたくない参照先のセルに「$」マークをつけます。

 たとえば、損益計算書データで各勘定科目の売上に対する割合を表示させたい場合には、分母の売上高を絶対参照先、分子の各科目は相対参照先としてコピーします。

 ちなみに、上記では、「$」マークを列(アルファベット)と行(数字)の両方の前につけましたが、列や行の片方だけに「$」マークをつけることも可能です。
 例としては、次のような形で使います。
 ただ、考え方として少し複雑になるので、慣れてから使うようにした方がよいです。
 まずは、絶対参照は両方に「$」マークをつけて使うのが無難です。

 今回は、関数を見ていく前提となる基本的な作法の部分について確認しました。
 大事な基本になりますので、しっかり押さえておきましょう。
 次回から会計データの編集で知っておくと便利な関数を順次、紹介していきます。

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