会計人のためのExcel活用術(4)

会計データの編集で押さえておきたい基本操作(貼り付け)1

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 「貼り付け」も日常的によく使われている操作の1つです。
 コピーの「Ctrl+C」とあわせて、「Ctrl+V」で覚えている方も多いでしょう。
 今回と次回は、2回に分けて「貼り付け」について見ていきます。
 会計データを加工する際によく使うのは、単純な「貼り付け(Ctrl+V)」よりも、「形式を選択して貼り付け」です。これを押さえておくと編集が楽になります。
 「形式を選択して貼り付け」の基本的な機能を確認したあと、応用的な使い方を見ていきましょう。

(1)形式を選択して貼り付け(基本)

 表形式を操作することが多い会計データでは、「罫線は元のまま、値だけを貼り付けたい」あるいは「値は貼り付けずに罫線などの書式だけを揃えたい」といったケースが頻発します。
 このときに使うのが「形式を選択して貼り付け」です。

 まず「値」のみを貼り付けたいケースを見てみましょう。


 
 他のケースでも見てみましょう。今度は、値は上書きせずに、コピー元の書式だけを引き継がせたいようなときです。この場合は、「書式」を選択して貼り付けます。

 他にも、いろんなパターンの貼り付け方がありますが、会計データでよく使うのはいま見た「値」と「書式」、あとは「数式」という3つくらいです。
 「数式」というは、コピー元が関数などの数式の場合に、その数式のみを貼り付けたいときに使います。例えば、集計(SUM)の数式のみを貼り付けたいケースなどに使います。

「形式を選択して貼り付け」が使えると、貼り付けた後に表の書式をいちいち整える手間が減ります。
 いろんなパターンを覚える必要はないので、基本となる3つ(値、書式、算式)の貼り付けを押さえておきましょう。

(2)形式を選択して貼り付け(応用編①)

「形式を選択して貼り付け」には、応用的な使い方がいくつかあります。一般的にはそんなに使うものではないのですが、会計データの編集においては便利なものが結構あります。
 その1つめは、「演算貼り付け」です。
 会計データでは「貸方」の数値をExcel 上でマイナス表記に変更したい場面があります。
 たとえば、現金出納帳の日次残高推移表や、その他の科目の月次残高推移表で「貸方」をマイナス表記にして棒グラフにしたいケースなど。
 このときに、関数を使わないで「貸方」をまとめてマイナス表記に変換することが出来るのが「演算貼り付け」です。
 まず、どこでもいいので、適当なセルに「-1」を打ち込みます。
 このセルをコピーし、マイナス表記に変換したい「貸方」の値をすべて選択して「形式を選択して貼り付け」を行います。このとき、「演算」という枠の中の「乗算」という項目を選択します。これを使うと、値を「乗算」(かける)という貼り付けが可能となります。
 「-1」がすべての「貸方」に「乗算」(かける)され、結果、まとめてマイナス表記に切り替えることが出来ます。

 他の例としては、数値全体を1000分の1にしたいときに「1000」を「除算」(÷)する貼り付けをすることで、全体をまとめて1000分の1にすることが出来ます。

 「演算貼り付け」を覚えておくと、関数や演算式を使わずに、数値をまとめて変更したいときに重宝します。
 会計データの編集では、一般的な表編集に比べて、そのような場面が多くなります。
 難しい機能ではないので、基本とあわせて、ぜひ押さえておきましょう。

 次回は、今回の続きです。「会計データの編集で押さえておきたい基本操作(貼り付け)」の2回目として、「形式を選択して貼り付け」のその他の応用的な使い方をご紹介します。

 

会計データの価値を最大限引き出すExcel活用術
<清文社>

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