会計人のためのExcel活用術(2)

会計データの編集で押さえておきたい基本操作(表編集)

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 会計数値は表にすることがほとんどです。ですから、表の編集は頻繁に行われている操作かと思います。
 今回は、この基本操作に少しだけ味付けさせていただきます。
 こと、会計データを加工するときに、知っておくと便利なちょっとしたコツになります。

表編集のときに知っておくと役立つ知識

 表に罫線を入れたり、数値項目を千円単位にカンマ区切りにしたり、合計欄に色付けしたり等々、一般的な、表編集の操作については今更ご説明するまでもないと思います。
(メニューバーの「ホーム」や、右クリックの「セルの書式設定」を使って加工することが多いと思います)

 これらの一般的な表編集に+α知っておくと、会計データを編集する上で役立つ知識をお伝えします。

(1)書式設定(千円単位表示)

 会計数値では、よく千円単位や百万円単位に表示させたいことがあります。
 例えば、セルに入っている値は「10,000,000」のときに、「10,000」と千円単位で表記したり、百万円単位に「10」と表示させたりします。
 このとき、値を変えずに、表示だけを千円単位や百万円単位に変えることが出来ます。
 まずは、「セルの書式設定」から「表示形式」で「ユーザー定義」を選びます。
 いろんな種類の表示のさせ方が並んでいますが、この中から「#,##0」「#,##0;-#,##0」というのを選びます。
 これらが「1000おきにカンマを入れなさい」という表示形式になっています。
 「;」の前がプラスの時の表示の仕方で、「;」の後ろはマイナスのときの表示のさせ方です(「-」を前につけるのか、赤い字でマイナス表記するのか、▲をつけるのか等)。
 マイナス表記の仕方を特に指定しない「#,##0」であれば、「-」の表示になります。

 これらを選択して、「0」の後ろに「,」(カンマ)をもう1つ付け加えて、
 「#,##0,」や「#,##0,;-#,##0,」とすると、千円単位の表示形式となります。
 これに、さらにもう1つ「,」(カンマ)を追加して、「#,##0, ,」や「#,##0, ,;-#,##0,,」とすると百万円単位表示となります。

 普段はあまり使わない書式ですが、会計数値を扱うときには頻出する表示形式ですので、ぜひ押さえておきましょう。
 なぜ「#,##0」という暗号がカンマ区切りを意味するのかはよくわかりません。でも、知っているかどうかだけの話なので、そういうものとして覚えておきましょう。

(2)罫線(ちょっとしたコツ)

 表を編集にする上で欠かせないのが罫線です。罫線をつけないと表になりません。
 自分しか使わない表であれば、あれこれ考えずに、表の全てのセルを実線で囲むのが一番楽ですし、それで十分だと思います。

 ただ、報告資料など人に説明するものの場合、あまり線が多すぎると見づらくなるとよく言われます。
 プレゼン資料や企画書の作り方といった、いろんなデザイン的な本の中でも、線は出来るだけ少ない方が、シンプルで見やすくなると書かれています。

 そうは言っても、どこまで減らせばよいのか、あまり減らし過ぎていけないし、そのさじ加減が難しいところです。
 そこで、会計データに限っていえば、一応の罫線の引き方の1つの目安みたいなものがあるので、押さえておきましょう。
 気を付けるポイントは2つです。

・月別損益や利益率など推移を見たいときは「横線」が大事
・部門別損益比較表や投資計画案の比較など複数を並べて比較したいときは「縦線」が大事

 デザインの本によると、「縦線」はなるべく書かないほうがスッキリするのだそうです。

 基本的には、会計資料についてもその通りだと思います。
 なぜなら、月別損益表や利益率表・経費率表など、月毎や四半期毎に数字の推移を横に追っていくものが多いからです。
 ただし、部門別・店舗別損益表、投資案など、ある時点での複数の内容を比較検討したい表のときは、「縦線」があった方がわかりやすくなります。推移を追いたい表ではなく、数値を並べて比較したいからです。実際の例で見てみましょう。

【(例1)月別損益推移表など、推移を横へ追っていく表の場合】

【(例2)部門別損益比較表など、複数を横に並べて比較したい表の場合】

 以前よりも報告する機会が多くなっていますので、資料の見た目にも気を使わないといけなくなっています。
 ただ、会計データの場合は、同じパターンの表が多いので、そんなに神経質になる必要はないと思います。
 『基本は「横線」重視、比較検証したいときだけ「縦線」重視』くらいで押さえておけば十分です。
 また、これが絶対に正解というものでもありません。
 次の機会にでも気軽に試してみて、自分の好みにあう線の引き方を探してみるのもよいでしょう。

 今回は「会計データを編集する際に押さえておきたい基本操作」の第1弾として、表の編集についてご紹介しました。
 次回は第2弾「会計データを編集する際に押さえておきたい基本操作(コピー)」をご紹介します。
 コピーも日常的に使いこなしている基本操作だと思いますが、「会計データの編集」に焦点を当てたときに、押さえておきたい機能を見ていく予定です。

 

会計データの価値を最大限引き出すExcel活用術
<清文社>

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