会計人のためのExcel活用術(1)

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会計データに特化したExcelの使い方

このコラムでは、数あるExcelの機能や関数の中でも、会計データを扱う上で役立つ機能や、ちょっとした便利な使い方を紹介していきます。

Excelは、あらゆる業務の様々な場面で使われているツールです。
各種の集計表やチェックシート、資料作成など、みなさんも毎日いろんな仕事でExcelを使われていると思います。
巷には、Excelに関する便利な使い方や沢山の機能に関する情報があふれています。
でも、情報が沢山ありすぎて、どれが自分の仕事に使えるのか、判断するのが大変だと思います。

そこで、このコラムでは、数ある機能の中から、「会計業務」や「会計データの加工」に特化して、知っておくと役立つ機能や関数、活用法を紹介していきます。

Excelの大きな3つの特徴

具体的な活用術を見ていく前に、今回はその前段の話、そもそも数あるソフトの中で「なぜExcelがよいのか?」
その理由について、3つの特徴を押さえておきましょう。

1.高アクセス性 ~ 誰でも手軽に使える

1つ目の特徴は、思い立ったらすぐに使えるそのアクセス性の良さです。
Excelはパソコンを買ったら基本的についてくる標準ソフトです。(図表1)

改めてインストールする必要がないので、追加のコストや手間が発生しません。
あまりに多くの人に使われているので、いまでは他のソフトもExcelとの連携を意識するようになっています。
当然、ほとんどの会計ソフトにもExcelへダウンロードできる機能がついています。

つまり、すぐにアクセスできて、既にたくさんの人に浸透しているという点で、他のどのソフトよりも使い方に関する情報が得やすく、かつ利用しやすい環境が整っているのです。
さらに、誰でも使っているツールなので、会計事務所にとっては、覚えた機能を、そのまま関与先にも紹介できる点はポイントです。

2.高カスタマイズ性  ~ 簡単に独自のアレンジができる

2つ目の特徴は、その高いカスタマイズ性にあります。
データや帳票をどのようにでもアレンジすることができるようになっています。
例えば、説明内容にあわせて、図表を入れたり、大事な部分を色で強調させたりといった加工が、簡単な操作でできるようになっています。
もちろん、会計ソフトの帳票をそのまま説明資料として使ってもよいのですが、より独自性や、説明の付加価値をつけようとするならば、Excelで加工した方がよいのです。

3.高機能性  ~ 高度な機能が簡単な操作で使える

3つ目の特徴は、その高い機能性になります。
Excelには本当に便利な機能がたくさん標準的に備わっています。
かつ簡単な操作でそれらの機能を使うことができます。

例えば、グラフ機能なんかもその高機能性の1つと言えます。
慣れている人にとっては既に当たり前の機能になってしまっていますが、本来、簡単な操作1つで、表形式を読み取ってくれ、かつ様々な種類のグラフに展開できるというのは、すごく高度な機能と言えます。

他にも、沢山の便利で高度な機能が備わっています。
その中でも、会計データを扱う際に重宝する機能とその使い方について、今後このコラムで1つずつ紹介していく予定です。
難しいプログラミングを覚える必要はなく、使い方さえ覚えてしまえば、ボタンやメニュー操作だけで使えるものなので、これらの便利機能を活用しない手はありません。

今回は「なぜExcelがよいのか?」

    ・高アクセス性
    ・高カスタマイズ性
    ・高機能性

という3つの特徴から、その理由を見てきました。
つまり、Excelなら、
「コストをかけずにスグに使えて、独自性を出しやすく、高度な機能を簡単な操作で利用することができる」のです。 
さらに「Excelなら、便利な使い方をそのまま関与先にも横展開できる」という利点があります。
だから、使ったほうがお得と言えるのです。

ただし、沢山の機能があり、どうにでも加工できるので、ある程度、使い方を限定しないとわかりにくい面があります。
そこで、「会計データ」の編集や加工に着目して、様々な操作や機能を順次紹介していきたいと思います。

次回から、具体的な使い方の話に入っていきます。
第1弾として「会計データを編集する際に押さえておきたい基本操作(表編集)」をご紹介します。
罫線を引いたり、太字にしたり、その他、表の書式を設定する際に使う基本機能ですが、こと「会計データ」の編集という点に的を絞ったときに、押さえておくと便利なものをご紹介します。

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